KVKK KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

ATA DÖKÜM  SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI


1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası ATA DÖKÜM SAN.TİC.A.Ş.. kısaca (“ATA DÖKÜM”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin ATA DÖKÜM tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle ATA DÖKÜM nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2. TANIMLAR

Doğrudan tanımlayıcılar Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve 
Dolaylı tanımlayıcılar Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları
İlgili kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 
Yönetmelik 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel 
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
Kayıt ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt 

2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
ATA DÖKÜM nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. ATA DÖKÜM her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

a) Matbu ortamlar

Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

b) Yerel dijital ortamlar

ATA DÖKÜM bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler,

optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.

c) Bulut ortamlar

ATA DÖKÜM bünyesinde yer almamakla birlikte, ATA DÖKÜM’ÜN kullanımında olan,

kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. 


2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
ATA DÖKÜM, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
2.2.1. Teknik Tedbirler
ATA DÖKÜM, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.           
Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır. Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır. Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir. Şifreleme yapılmaktadır. Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır. Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

 

ATA DÖKÜM bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
2.2.2. İdari Tedbirler
ATA DÖKÜM, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
Kişisel verilere erişimi olan tüm ATA DÖKÜM çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmakta, Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
2.2.3. Şirket İçi Denetim
ATA DÖKÜM, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde ATA DÖKÜM sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, ATA DÖKÜM bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
3.1.1. Saklama Nedenleri
ATA DÖKÜM bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya “www.atadokum.com.tr” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
3.1.2. İmha Nedenleri
ATA DÖKÜM bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3.2. İMHA YÖNTEMLERİ
ATA DÖKÜM, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
ATA DÖKÜM tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
3.2.1.1 Silme Yöntemleri
 

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Karartma

:

Matbu ortamda bulunan kişisel veriler

karartma yöntemi kullanılarak silinir.

Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel

 verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi,

 mümkün olmayan durumlarda ise geri

döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep

kullanılarak görünemez hale getirilmesi

şeklinde yapılır.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme

:

Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda

tutulan kişisel veriler bir daha

kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir.

 Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.2.1.2 Yok Etme Yöntemleri

 

 

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme

:

Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha

makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek

şekilde yok edilir veyahut yakılır,parçalanır.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme

:

Kişisel veri barındıran optik ve manyetik

medyanın eritilmesi, yakılması veya toz

haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok

edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik

medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek

 ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi

 işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

De-manyetize etme (degauss)

:

Manyetik medyanın yüksek manyetik

alana maruz bırakılması ile üzerindeki

verilerin okunamaz biçimde bozulması

 işlemidir.

Üzerine yazma

:

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir

optik medya üzerine en az yedi kez

0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler

yazılarak eski verinin okunmasının ve

kurtarılmasının önüne geçilir.

Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme

:

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir

daha kurtarılamayacak şekilde dijital

komutla silinir ve bulut bilişim hizmet

ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri

kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir.

 Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.2.1.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Değişkenleri çıkarma

:

İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde

yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde

tespit etmeye yarayacak doğrudan

tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının

çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale

getirilmesi için kullanılabileceği gibi,

kişisel veri içerisinde veri işleme amacına

uygun düşmeyen bilgilerin bulunması

halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da

 kullanılabilir.

Bölgesel gizleme

:

Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde

 bulunduğu veri tablosu içinde istisna

durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte

olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme

:

Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya

getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak i

statistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama

:

Belli bir değişken için o değişkene ait

aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir.

Değişken sayısal bir değer içermiyorsa

bu halde değişken içindeki birbirine yakın

veriler kategorilendirilir.

Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.

Mikro birleştirilme

:

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün

kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre

dizilip sonrasında bütün küme belirli bir

sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her

 alt kümenin belirlenen değişkene ait

değerinin ortalaması alınarak alt kümenin

değişkenine ait değeri ortalama değer ile

değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde

bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş

olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.

Veri karma ve bozma

:

Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da

dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle

karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile

ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini

kaybetmeleri sağlanır.

 

 

 

 

3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

   

3.3.1. Saklama Süreleri

 

 

VERİ SAHİBİ

VERİ KATEGORİSİ

VERİ SAKLAMA SÜRESİ

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri

Hizmet akdinin devamında ve hitamından

 itibaren de 10(ON) yıl müddetle muhafaza

edilir.

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri

Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip

 eden takvim yılı yılbaşından itibaren de

10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Çalışan

İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler

Hizmet akdinin devamında ve hitamından

itibaren 15(ONBEŞ) yıl müddetle muhafaza edilir.

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile ATA DÖKÜM arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın,

Ata döküm ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve

 sona ermesinden itibaren Türk Borçlar

Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu

md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Ziyaretçi

ATA DÖKÜM’e' ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile  kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları

6 ay süre ile saklanır.

 

 

 

Çalışan Adayı

Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler

En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin

güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.

Stajyer(öğrenci)

Stajyer'e ait staj dosyasında yer alan bilgiler

Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip

eden takvim yılı yılbaşından itibaren de

10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Müşteri

Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri,  telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri

Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir

 ürün/hizmetin sunulmasından itibaren

Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk

Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile

saklanır.

Müşteri/tedarikçi/ziyaretçi

Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi, giriş çıkış kayıt belgeleri

6 ay süre ile saklanır.

Potansiyel Müşteri

Potansiyel Müşteri ile ATA DÖKÜM arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları

2 yıl süre ile saklanır.

Tedarikçi

Tedarikçi ile ATA DÖKÜM arasındaki ticari ilişki kurulmasına istinaden müşteri bilgileri çek senet fatura bilgileri

5 yıl süre ile saklanır.

Çalışan/Çalışan adayı/stajer

İşe alım evrakları lokasyon bilgisi

Hizmet akdinin devamında ve hitamından

 itibaren de 10(ON) yıl müddetle muhafaza

edilir.

Çalışanlar/Müşteriler

IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri v.b.

Bilgi Kayıttan itibaren 1 ay muhafaza edilir.